Preguntas y respuestas frecuentes

¿Qué es una declaración Extra Juicio?

Una declaración extra juicio es una afirmación que se hace en una notaría en la que la persona que la hace, manifiesta basado en su buena fé y situación legal, sobre cualquier aspecto de su vida que desee quede notarizado como constancia y requerimiento para alguno otro tramite.


¿En qué casos se puede necesitar una declaración Extra Juicio?

En los casos en que se quiera dejar constancia y quede certificado en la Notaria sobre aspectos de vida de quienes hacen la declaración:

  • Estado civil
  • Estado de salud
  • Uso de facultades
  • Paternidad

¿Cómo saber si un predio es legal y se puede comprar o vender?

La manera exacta para saber el estado de un predio para saber si se puede comprar y vender es ir al registro y obtener un Certificado de Libertad y Tradición a nombre del ultimo propietario o en su defecto de quienes legalmente puedan obrar y tramitar por dicha persona.
Dicho certificado puede ser obtenido con el número de matrícula inmobiliaria. Si usted tiene dudas sobre las consistencias o diferencia de dichos datos con los que el vendedor le está dando, absténgase de realizar cualquier transacción o negociación ya que puede ser un fraude o una estafa y verifique la propiedad del predio antes de cualquier negocio.


¿Cuál es la importancia de notarizar documentos?

Un documento notarizado y autenticado es la constancia de la legalidad de un documento privado que le permite a un ciudadano dejar constancia de sus negocios o tramites. En el caso de contratos de cualquier tipo, certifica debidamente sobre las fechas, cantidades, montos, compromisos y cláusulas y será de gran utilidad a futuro cuando se deba usar como referencia.


¿Para qué sirve un poder general?

Un poder general reviste a una persona para obrar y gestionar legalmente a nombre de quien le otorgue el poder. Dicha figura permite a padres ser representados por sus hijos o para quienes están fuera del país tener una persona que les represente legamente en Colombia.


¿Qué necesito para comprar o vender un apartamento?

Para comprar o vender un apartamento, casa, lote, o finca, usted necesita tener a la mano los siguientes documentos:

  • Certificado de tradición y libertad.
  • Escritura pública por medio de la cual EL VENDEDOR adquirió el bien.
  • Paz y salvo del pago de impuesto de valorización.
  • Paz y salvo del pago del impuesto predial de Bogotá o municipal según sea el caso.
  • Paz y salvo de administración, si es propiedad horizontal o condominio.
  • Fotocopia de las cedulas de ciudadanía de comprador y Vendedor.
  • Datos del comprador y del vendedor, como estado civil, lugar de residencia, profesión u oficio, teléfonos, correo electrónico etc.
  • Reglamento de propiedad Horizontal parte pertinente (linderos generales, especiales, bienes comunes y coeficientes de copropiedad)

¿Cómo saber si una escritura es legal o es un fraude?

El primer paso que se debe tomar es dirigirse a la notaria a solicitar una copia. De cada documento que se notariza debe quedar constancia y/o copia en la notaria. La notaria verificará si dicho documento fue efectivamente producido y legalizado por la misma.


¿Cuántos testigos tengo que llevar a la notaria para un testamento?

Depende. Si usted va a hacer un testamento cerrado o que nadie se entere de su contenido, debe llevar cinco testigos.
Si es testamento abierto, se requieren solo tres testigos.
En ambos casos deben ser testigos hábiles, no pueden ser ni empleados, ni parientes.


¿Como hago para constituir afectación a vivienda familiar?

Por mandato de la Ley, cuando se adquiere un buen destinado a vivienda por parte de una pareja ya sea casada o con unión marital de hecho por más de dos años, debe afectarlo al régimen de vivienda familiar, en el mismo acto de adquisición. La afectación a vivienda familiar evita el embargo del bien. Pero si desean afectar a vivienda familiar, un bien adquirido previamente, los cónyuges o compañeros permanentes pueden hacerlo a través de escritura pública y para ello se requieren los siguientes documentos.

  • Identificación de los cónyuges o compañeros permanentes.
  • Copia auténtica del registro civil del matrimonio o declaración de la unión marital por escritura pública.
  • Paz y salvo del impuesto de predial, o paz y salvo de impuesto predial y complementarios y paz y salvo de valorización.

¿Puedo declarar la unión marital de hecho en una notaría?

Si claro, se hace mediante el otorgamiento de una escritura pública y los requisitos son los mismos que para el matrimonio: registro civil de nacimiento con no menos de tres meses de expedición, donde diga que son solteros y que pueden contraer matrimonio, y copias de las cedulas de ciudadanía de cada uno.
Si hay hijos de anterior relación se deben hacer inventarios solemnes de bienes antes de la declaración de la unión.
La declaración de unión marital solo se puede hacer ante notario cuando los dos están vivos, si uno de ellos falleció, esta solicitud se hace únicamente ante un juez, quien es quien la declara.
Si su pareja ya falleció, debe solicitarle a un juez que declare la unión marital para tal acto, tiene un año después de fallecida la persona.


¿Dónde puedo consultar la Notaría o Registraduría de mi Registro Civil de Nacimiento?

El Registro Civil de nacimiento constituye la base para la identificación de la población colombiana. En el siguiente enlace usted podrá consultar la oficina en donde se adelantó la inscripción de su registro civil de nacimiento o de matrimonio. Esta información le será suministrada por el sistema siempre y cuando usted tenga grabado el serial de su registro en las bases de datos de la Registraduría Nacional, teniendo en cuenta que el formato de seriales para el registro civil de nacimiento fue implementado paulatinamente a partir del año 1970 y para registro civil de matrimonio a partir de 1981, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1260 de 1970." Fuente Registraduría del Estado Civil.
Debe ingresar a este link para consultar la Notaría o Registraduría donde se encuentra registrado http://www.registraduria.gov.co/Informacion/consultaregistro.htm


¿Quiénes pueden solicitar la inscripción en el Registro Civil de Nacimiento de una persona?

Están en el deber: El padre; la madre; los demás ascendientes (Abuelos, bisabuelos, tatarabuelos); los parientes mayores más próximos; el director o administrador del establecimiento público o privado en que haya ocurrido el nacimiento; la persona que haya recogido al recién nacido abandonado; el director o administrador del establecimiento que se haya hecho cargo del recién nacido expósito; el propio interesado mayor de dieciocho años.


¿Cuándo soy propietario?

Una vez adelantada la diligencia de inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de su municipio, queda finiquitado todo el proceso legal o de posesión y propiedad sobre una casa, lote, bodega, apartamento o finca.
Cuando se expide el certificado de tradición actualizado, la persona o personas allí inscritas serán las nuevas dueñas del inmueble con sus respectivas aclaraciones, como por ejemplo si la casa fue vendida con hipoteca, bajo un patrimonio de familia o se produjo el levantamiento de una hipoteca, etc.


¿Qué costo tiene el registro civil?

Los usuarios del registro civil podrán solicitar y obtener sólo una copia del registro civil por diligencia y máximo cinco al mes, salvo justificación motivada por parte del usuario, sin costo alguno. (Circular 055 y 057 de 2.005 de la Registraduría del Estado Civil e instrucción administrativa N° 23 del 13 de dic de 2.005 de Superintendencia de Notariado y Registro)


¿Qué se requiere para formar una sociedad?
  • Para formar una Sociedad de cualquier tipo, se requiere de dos o más personas que están de acuerdo en constituirla.
  • Determinar, con la asesoría de un abogado y de acuerdo a la conveniencia de los eventuales socios, que tipo de sociedad es más conveniente.
  • Una vez determinado lo anterior, el abogado asesor debe redactar un borrador de la sociedad requerida y enviarlo a la Notaría, donde se confeccionará la escritura pública correspondiente.
  • Hecha la escritura en la Notaría, los socios la firman, el abogado confecciona un extracto de la escritura y el Notario autoriza la escritura y su extracto.
  • Terminado el trámite de la escritura, se inscriben dos copias del extracto de ella en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces que corresponda al domicilio social y otro extracto se publica en el Diario Oficial. Ambos trámites deben realizarse dentro de los 60 días desde que se firma la escritura en Notaría.
  • · Realizada la inscripción y la publicación del extracto, con copia de ambos documentos y de la escritura de sociedad, se debe concurrir al Servicio de Impuestos Internos para solicitar la Iniciación de Actividades y el RUT de la Sociedad.

¿Se necesita de abogado para adelantar divorcio de mutuo acuerdo ante notario?

La ley indica que es obligatorio que la pareja presente solicitud ante el notario a través de abogado titulado. La escritura pública puede ser firmada por los cónyuges o a través de abogado si éstos últimos le han otorgado esta facultad expresa.


¿Qué se debe hacer para otorgar un poder en el exterior?

Si el país en donde se otorga es adherente a la convención de La Haya, se puede conferir ante un notario público del referido país y posteriormente se Apostilla; también se puede otorgar directamente ante el Consulado Colombiano ubicado en el país de origen del documento en mención.


¿Qué debe contener un poder especial para vender un inmueble?

Además de la identificación completa del poderdante, se debe indicar el folio de matrícula inmobiliaria, la cédula catastral, la dirección y ciudad de ubicación del inmueble (matrícula inmobiliaria, cédula catastral y dirección). Si se trata de la venta de un apartamento o de una casa quien confiere poder debe manifestar bajo juramento si el inmueble se encuentra o no afectado a vivienda familiar.


¿Qué se necesita para cambiar o corregir el nombre?

Presentar la cédula de ciudadanía, copia auténtica del registro civil de nacimiento, y una carta dirigida al notario manifestando el motivo del cambio


¿Puede cambiar el nombre de un menor la persona que tiene la custodia del mismo otorgada por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar?

No puede, hasta tanto haya sentencia otorgándole la patria potestad.


¿Para autenticar las firmas en cualquier tipo de contrato tienen que estar presentes al mismo tiempo los firmantes?

No necesariamente. Los contratantes pueden autenticar en momentos diferentes, siempre y cuando se acerquen en forma personal a la notaría a efectuar la diligencia de autenticación.


¿Se puede otorgar una autorización permanente para salida del país de un menor de edad?

Si. En dicho evento usted puede otorgar una escritura pública manifestando que la autorización tiene carácter permanente, y con el tiempo lo único que debe solicitar para su uso es un certificado de vigencia que acredite que no ha sido revocada.


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